Comptabilité

  • Pourquoi dois-je faire une comptabilité ?
  • Que contient une comptabilité complète ?
  • Ai-je les compétences pour la faire moi-même ?

Qu’est-ce que la comptabilité ?

La comptabilité est l’outil principal d’information financière de la société. La fonction première de la comptabilité est d’aboutir à la rédaction de documents de synthèse annuels appelés “comptes annuels”. Ces comptes comprennent le bilan, le compte de pertes et profits ainsi que les annexes.
La comptabilité sert à mesurer le passé, soit les coûts réels et les revenus concrets. Ce n’est pas un outil de planification.

La comptabilité est une technique d’enregistrement des faits intervenant dans l’évolution de la situation économique et financière d’une entreprise. Il s’agit d’une série de procédures et de techniques permettant la saisie chiffrée et le traitement des opérations internes et externes (tenue des comptes au sens étroit du terme).
La comptabilité financière permet à une entreprise de connaître ses flux financiers (recettes et dépenses – soit son compte de pertes et profits, ou compte de résultat) et sa situation financière à un moment précis (actifs et passifs, soit son bilan).
Une comptabilité en bonne et due forme doit établir clairement le résultat des divers exercices de l’entreprise.

Pourquoi une comptabilité est-elle utile ?

La comptabilité est très utile car elle permet au chef d’entreprise d’être au courant de la santé financière de sa société.

Quels sont les éléments principaux d’une comptabilité ?

Le journal : Ce document permet au comptable d’enregistrer chronologiquement toutes les opérations comptabilisées sous forme d’écritures munies d’un libellé explicatif. Le journal répond donc au besoin d’authentification et de classement chronologique des opérations comptables.

Le grand livre : C’est le document dans lequel les faits comptables sont classés méthodiquement au moyen des comptes. Ce document réunit tous les comptes formant la comptabilité en les groupant par classe en fonction d’un plan comptable.

Les comptes de pertes et profits : Ces comptes enregistrent les flux de l’entreprise (ce que l’entreprise encaisse comme revenus et ce que l’entreprise paie comme charges pour ses activités). Il y a les comptes de charges et les comptes de produits.

Le bilan : Le bilan est en quelque sorte la « photographie » de l’entreprise à un moment donné.
Le bilan se présente sous la forme d’un tableau avec un côté gauche regroupant les comptes d’actifs (emploi des ressources ; les actifs sont souvent composés d’éléments tangibles, tels que compte en banque, matériel, bâtiment, etc.) et un côté droit avec les comptes de passifs (origine des ressources, soit : d’où proviennent les fonds qui ont permis d’acquérir ce qui se trouve en actif).
La somme des actifs est égale à la somme des passifs, le bilan est lui-même en équilibre. (voir la fiche spécifique “Bilan”)

Que dit la loi sur la comptabilité ?

Les éléments légaux concernant la comptabilité d’une entreprise se trouvent essentiellement dans le code des obligations (CO).

Doivent tenir une comptabilité et présenter des comptes les entreprises individuelles et les sociétés de personnes (dont les sociétés en nom collectif) qui ont réalisé un chiffre d’affaires supérieur à CHF 500’000 lors du dernier exercice, ainsi que toutes les personnes morales (sociétés anonymes, Sàrl, sociétés en commandite par actions, sociétés coopératives, associations et fondations).

Les très petites entreprises (entreprises individuelles et sociétés de personnes ayant réalisé un chiffre d’affaires inférieur à CHF 500 000, associations et fondations non inscrites au registre du commerce) peuvent tenir une comptabilité simplifiée (art. 957 CO).

les articles 958 CO et suivants indiquent ce que doit précisément inclure la comptabilité.

A noter que chaque écriture comptable doit faire l’objet d’une pièce justificative physique (ticket, facture, bordereau de paiement…).

Les pièces comptables doivent être conservées pendant 10 ans.

Comment tenir sa comptabilité ?

Pour une raison individuelle non inscrite au Registre du Commerce et faisant moins de CHF 500’000 de chiffre d’affaire : un fichier Excel et l’indication des principaux éléments dans la déclaration d’impôt est suffisante.

En dehors des exceptions ci-dessus, il faut tenir une comptabilité sous la forme commerciale, soit via un programme. Des logiciels simples de comptabilité existent dans le commerce et permettent, avec des connaissances minimales, de tenir à jour régulièrement ses comptes (par exemple Crésus, Banana, pwc webaccounting, WinBiz, etc.).

La comptabilité est un document légal, et la falsifier est un acte pénalement répréhensible. Il ne faut donc surtout pas hésiter à se faire aider par un comptable, et par une fiduciaire en fin d’année pour la clôture des comptes et pour la vérification des écritures.
Si vous n’avez pas les compétences pour tenir correctement une comptabilité, conservez les pièces comptables, faites faire votre comptabilité par un professionnel, et demandez-lui ensuite de vous expliquer les éléments qui ressortent de son travail. Vous devez toujours comprendre ce qu’il vous donne.

Ce qu’il faut retenir

Tenir une comptabilité correcte est une obligation légale.

Il ne faut pas hésiter à se faire aider par des professionnels.

Même si vous ne faites pas votre comptabilité vous-même, vous devez être capable de lire et de comprendre vos états financiers.